The Owl informs

Wolfgang Goethe scrisse:

"Abbiamo sempre tempo a sufficienza, dovremmo solo usarlo nel modo giusto".

In quanti siamo d’accordo con questa affermazione?

Credo che alla base di questa affermazione ci sia una certa dose di onnipotenza, tuttavia mi trova d’accordo sull’importanza della gestione del tempo.

Brian Tracy suggerisce invece “Concentratevi sempre sull’utilizzo più proficuo del tempo. E’ questo che distingue i vincenti dai perdenti”. E su questo mi chiedo chi può definirsi vincente e chi perdente? Cosa significa proficuo?

Sostengo che vincente è chi raggiunge obiettivi realistici considerando anche la loro sostenibilità in termini di benessere e felicità personale.

Avrai probabilmente già sentito parlare di time management, ma di cosa si tratta?

Il time management è un processo che riguarda il come decidi di pianificare e controllare il tempo da utilizzare per il raggiungimento di obiettivi ed attività specifiche.

Molti sono gli strumenti che vengono proposti su questo tema, e talvolta rischiano di essere presi come must di processo in modo compulsivo.

Quello che desidero stimolare è tuttavia una tavolozza di opzioni da poter utilizzare, mescolare e contaminare in libertà, in funzione di un’ottimizzazione di risultato, di processo e soprattutto di vissuto e tornaconto personale.

Sì, hai letto bene, anche di vissuto e tornaconto personale, che spesso nella società occidentale rischia di finire in secondo piano in funzione di parole quali crescita, miglioramento e produttività, senza considerare che i due aspetti sono entrambi fondamentali, l’uno per l’altro.

La qualità del vissuto, ci tengo a sottolineare, è linfa e motore della sostenibilità e del successo, e dunque anche della stessa produttività nel lungo termine, personale e per le organizzazioni.

Il punto di partenza è generalmente una lista di macro obiettivi ai quali puntiamo, per i quali è necessario anche chiedersi il perché, il come raggiungerli e gli indicatori di successo, dandoci dei tempi di previsione e delle risorse (temporali e/o economiche) per raggiungerli. Spesso vengono poi scomposti in sotto obiettivi ed azioni specifiche.

TO DO LIST

La prima cosa suggerita è l’utilizzo di una “to do list”. Per chi non la conosce è la semplice lista delle cose da fare. Ci consente di dare forma strutturata, visibile e mentale, alle azioni ed alle attività necessarie alla realizzazione di macro obiettivi. E’ anche un modo per delegare al foglio una parte della responsabilità che ha la nostra mente, di tenere i pensieri e le cose da fare che potrebbero disturbarci in modo ansiogeno o sfuggirci. Per renderla piacevole suggerisco l’utilizzo di pennarelli e colori, e magari qualche piccolo disegno rappresentativo.

LA TECNICA DEL SEMAFORO

A proposito dell’utilizzo dei colori nella “to do list” ti presento anche la “tecnica del semaforo”.

Dopo aver infatti steso su un foglio l’intera lista puoi darle colore come fosse un semaforo.

In verde puoi segnare gli obiettivi prioritari da compiere assolutamente prima degli altri, in arancione o giallo quelli di media priorità e in rosso quelli senza priorità.

Sempre utilizzando i colori è suggerito di fare una “V” una volta svolti.

In questo modo è possibile darti un ordine senza andare in tilt dalla quantità di cose da fare e senza tralasciare quelle più importanti, riconoscendoti allo stesso tempo i successi, marchiandoli.

LA TECNICA DEL POMODORO

Un’altra tecnica della quale ti voglio parlare è la “Tecnica del Pomodoro”, ideata nel 1980 dall’allora studente universitario Francesco Cirillo, che ebbe un’insight funzionale al risolvere il problema che aveva nell’organizzazione dello studio.

Ciò che suggerì fu l’utilizzo di un timer da cucina a forma di pomodoro (da qui prende il nome), ed ogni pomodoro aveva un “valore di 25 minuti”.

Si tratta di un’unità di misura non divisibile che ambisce a darci dei ritmi di concentrazione su specifici obiettivi ed azioni. Cirillo suggerì di utilizzare il timer per dedicarsi durante il suo “tic-tac” al compito prefissato senza distrazione. Tuttavia le distrazioni sono valutate nell’arco dei 25 minuti, solo che invece che seguirle e darle sfogo in modo intrusivo rispetto al compito che si sta svolgendo è richiesto vengano scritte su un foglio per dar loro sfogo successivamente.

Al termine di ogni “pomodoro”, e dunque ogni 25 minuti, è il momento di una meritata pausa di 5 minuti prima di passare al “pomodoro” successivo. Ogni 4 pomodori la pausa invece è più lunga, di 30 minuti circa.

Nel caso il compito venga svolto prima dei 25 minuti il tempo rimanente è da dedicare ad una revisione e miglioramento del lavoro svolto, prima di godersi la pausa e passare al pomodoro successivo.

L’utilità di questa tecnica è quella di stimolare il mantenimento della concentrazione nel lungo termine, senza svalutare l’importanza delle distrazioni e di desideri che possono affiorare, consentendoti di aumentare la produttività, anche nel lungo termine.

OBIETTIVI SMART

Nell’ambito della gestione delle risorse umane e del project management un ulteriore metodo suggerito è la gestione per obiettivi “S.M.A.R.T.” di macro progetti.

Si parla di obiettivi S.M.A.R.T. quando questi sono specifici e non lasciano spazio ad ambiguità o fraintendimenti, misurabili e quindi anche verificabili, raggiungibili (dall’inglese achiavable) e realistici senza che possano generare false aspettative o frustrazione, rilevanti per il raggiungimento del macro progetto e definiti nel tempo, con una scadenza.

Questo metodo è ottimo nelle deleghe, nei lavori di squadra e laddove è prevista una valutazione, consentendo alle parti di stipulare una sorta di contratto chiaro, realistico e verificabile.

DIAGRAMMA DI GANTT

Una volta definiti gli obiettivi S.M.A.R.T. un ulteriore strumento suggerito per la gestione dei progetti è il diagramma di Gantt, che porta il nome dell’ingegnere statunitense che lo ideò nel lontano 1917.

E’ molto utilizzato nel project management.

Si tratta di una tabella che ha come celle dell’asse orizzontale l’arco temporale totale del progetto, suddiviso a seconda delle sue caratteristiche in giorni, settimane, mesi o anni.

Nell’asse verticale invece sono elencate le mansioni, azioni o attività nelle quali il macro progetto è strutturato.

Una volta definiti i tempi nella prima riga orizzontale e le attività specifiche nella prima colonna verticale, è così possibile riempire di colore o segnare con una crocetta quando si prevedono, in modo realistico e funzionale alla realizzazione del progetto e delle singole attività.

Questo consente di darci dei ritmi e di suddividere compiti che possono sembrare più complessi in azioni dalla realistica realizzazione e pianificazione.

Spero con questo articolo di averti dato dei consigli per un miglioramento della tua gestione del tempo e della tua performance, suggerendoti di non prendere necessariamente alla lettera le attività descritte in modo compulsivo, ma di considerare che un foglio può supportare la tua mente, l’uso di colori e pennarelli può semplificare e rendere piacevole la gestione di compiti altrimenti grigi.

Non svalutare l’importanza delle lecite e talvolta necessarie distrazioni dando loro respiro in modo organizzato senza che sabotino il tuo rendimento, segna i successi in modo visibile così da riconoscerli e premiarti dopo intervalli definiti con una buona pausa e attività rigeneranti, sappiti dare delle priorità poiché talvolta non tutto è possibile, usa degli indicatori che consentano ad un team di avere delle aspettative e di essere allineato e concediti anche il dire di no laddove il realismo lo rende necessario.

Autore: Simone Panizzuti