Civetta Giornalista

Nelle realtà aziendali, sempre più orientate al lavoro di gruppo, la Riunione rappresenta uno strumento fondamentale dell’attività di un Responsabile.

Tuttavia, organizzarle non è così facile. Una Riunione Efficace richiede una serie di azioni, sia nella fase preparatoria, che in quella gestionale, che cercherò di sintetizzare in questo articolo. Tenete inoltre presente che le indicazioni presenti in questo articolo sono applicabili anche a contesti non necessariamente aziendali.

Quali domande bisogna porsi prima di organizzare una riunione?

La prima cosa da chiedersi prima di organizzare una riunione è se essa sia effettivamente necessaria o se possa essere sostituita con altre modalità (telefonate, colloqui individuali, e-mail).

Una volta deciso che la riunione non possa essere sostituita con un'altra modalità, dovete innanzitutto chiedervi quali sono gli obiettivi dell’incontro: volete ad esempio comunicare qualcosa ai partecipanti, conoscere il loro punto di vista su una determinata questione?, analizzare e risolvere insieme un problema?...ecc.

Questo momento di preparazione alla riunione, vi aiuterà a stendere un ordine del giorno, ovvero gli argomenti da affrontare. Ciò vi permetterà che non vi sia spazio per interventi non previsti dall’ordine del giorno e che non venga perso tempo prezioso su argomenti che non dovevano essere trattati. Suggerisco comunque di prevedere come ultimo argomento il classico “varie ed eventuali”, dove ci sarà del tempo da dedicare ad argomenti non iscritti all’ordine del giorno.

La fase successiva consiste nell’individuare i partecipanti all’incontro, i quali non dovranno superare le 10/12 persone. Oltre sarebbe difficile riuscire a creare la giusta interezione tra i partecipanti.

Fondamentale è anche definire il ruolo di ogni persona che partecipa alla riunione. Chi scriverà il verbale? chi presiederà la riunione? Chi sarà il moderatore nelle discussioni? o piuttosto il facilitatore, dettando tempi e modalità operative dell’incontro?.

E’ necessario anche scegliere quale metodo di lavoro verrà adottato. Questo dipenderà molto dall’obiettivo che si intendete raggiungere. Ad esempio i partecipanti dovranno limitarsi ad ascoltare, gli porrete delle domande, saranno loro che decideranno quando vogliono di intervenire?. Una volta deciso ciò, potrete prevedere la tempistica necessaria per affrontare ogni argomento.

A questo punto dovete pensare alla realizzazione del materiale da consegnare ai partecipanti, in modo che essi possano arrivare all’incontro sufficientemente preparati. Giorno, ora, luogo della riunione, materiali necessari (fogli, penne), ed eventuali supporti visivi. Infine dovrà essere redatta la convocazione per i partecipanti, specificando ordine del giorno ed obiettivi.

Una volta terminato l’incontro, una copia della relazione redatta dal segretario durante la riunione e vagliata da chi l’ha organizzata, dovrà essere consegnata a tutte le persona che erano presenti.

Come vedete non ci sono molti punti da tenere presente... con un minimo di organizzazione, anche le vostre riunioni non saranno più considerate delle perdite di tempo, bensì dei momenti importanti in cui le persone potranno interagire tra loro e con i responsabili, in modo efficace!

Autore: Alberto Cherti