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Per le aziende e per gli studi professionali la digitalizzazione dei flussi documentali, e quindi la loro dematerializzazione, rappresenta un’opportunità per raggiungere livelli di maggiore efficienza, oltre che  un passaggio obbligatorio.

Il crescente numero di adempimenti e la necessità di conservare un numero sempre maggiore di documenti, rendono ogni giorno più complessa l’attività professionale e imprenditoriale.

La soluzione è la riduzione dei costi e dei tempi di lavorazione dei dati, risultati che si possono ottenere solo con la digitalizzazione dei processi.

Ma per poter sfruttare appieno le potenzialità della digitalizzazione, aziende e professionisti devono adeguarsi alle regole stabilite dalla legge, in particolare dal CAD, dal DPCM 3/12/2013 e dal Codice Privacy.

La digitalizzazione, infatti, è un processo regolato minuziosamente dalla legge, che ha stabilito i criteri per la creazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, al fine di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo.

In questo contesto, la figura strategica è quella dal “Responsabile della conservazione digitale”.
 

Tale figura, obbligatoria per ogni azienda o studio professionale che scelga la conservazione digitale dei documenti, è il manager di tutti i flussi informatici e documentali, sia in entrata che in uscita. Il Responsabile della conservazione individua il ciclo di vita dei documenti digitali e, soprattutto, ne garantisce la conservazione nel tempo, anche ai fini della validità giuridica e probatoria.

La professionalità del Responsabile della conservazione riveste dunque un ruolo fondamentale. Egli deve conoscere le tecniche di archiviazione e digitalizzazione documentale e deve possedere allo stesso tempo competenze informatiche e giuridiche. Il Responsabile deve conoscere il funzionamento dei sistemi informativi archivistici, deve essere in grado di progettare una procedura di archiviazione e conoscerne le regole tecniche e gli standard.


Il Responsabile della conservazione, che opera in autonomia, deve anche redigere il:


“Manuale della conservazione”: un documento informatico descrittivo dei processi di conservazione digitale.

Il Manuale deve illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione, le procedure per la produzione di duplicati o copie, nonché le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.

È evidente, dunque, che il Responsabile della conservazione deve essere un soggetto dotato di una formazione specifica. Egli deve acquisire una adeguata conoscenza delle norme che regolano i processi di digitalizzazione, ma deve anche conoscere in modo appropriato il Codice Privacy perché il Responsabile della conservazione è anche un Responsabile privacy.